La autenticación que utiliza la herramienta es a través de formulario Web, de tal manera que sólo puedan acceder los usuarios registrados.
CENTRIS permite administrar las cuentas de los usuarios clasificándolas por perfiles de acceso (Cada usuario únicamente tiene acceso a las opciones que le fueron habilitadas).
CENTRIS permite asignar o quitar opciones a los perfiles definidos y obligar a los usuarios a realizar el cambio periódico de se clave de acceso.
Crear mensajes que se visualizarán en la bandeja de los usuarios del sistema.
Crear y consultar tanto la información de Clientes / Prospectos como sus contactos.
Consultar reportes de Visitas, Visitas por zona, Gestión días por mes, Visitas y actividades, Microparticipación, Clientes /Prospectos, Contactos, entre otros
Administrar las rutas: agregar o eliminar clientes a las rutas de cada usuario.
Consultar las rutas asignadas a un usuario y los clientes asociadas a cada una.
Registrar visitas, pedidos y resultados de los estudios de microparticipación.
Parametrizar los estados que se producen como resultado de la gestión de un proceso (Por ejemplo una PQRS).
Agregar los posibles estados y adicionar las actividades.
Asociar un programa, tipo de actividad y acción de la misma.
Programar tareas, compromisos, tickets para un usuario.
Seleccionar el cliente que deberá contactar (información de contacto, teléfono, dirección)
Crear un listado de tareas a realizar para un determinado usuario.
A cada usuario se le pueden crear listas de una o varias rutas dentro de las cuales se relacionarán los clientes que debe intervenir cuando se encuentre realizando la gestión.
Administrar la información de la ruta:
Agregar y/o eliminar uno o más clientes
Consultar los datos básicos del cliente:
(NIT, nombre, teléfono, entre otros).
A través de este módulo podremos realizar las siguientes acciones:
Registrar la evidencia de las actividades realizadas durante una visita a un cliente, incluyendo los documentos anexos que se requieran (Imágenes, PDF, entre otros). Durante el registro de la visita, se captura la ubicación geográfica del asesor al momento de registrar la visita.
Realizar la actualización de la información del cliente visitado y de sus contactos.
El módulo de administración permite realizar la parametrización de la información de CENTRIS. Algunas de las funcionalidades que permite realizar son:
– Cambiar los nombres de etiquetas
– Cargar información de las tablas de parametrización como país, departamentos, ciudades, tablas básicas, clientes, productos, precios de productos, distribuidores por producto, entre otros.
Parametrizar dinámicamente los procesos de la compañía, por ejemplo:
– Pedidos – Ventas – Encuestas,
– PQRS – Entre otros
Modificar los parámetros generales del sistema, por ejemplo:
– Cuenta para envío de correos electrónicos a usuarios y contactos de los clientes.
– Texto de los mensajes de correo electrónico enviados
– Formato de visualización y captura de fechas.
Parametrización PQRS:
Permite establecer el responsable de atender o recibir inicialmente cada una de las PQRS que se generan automáticamente por las actividades realizadas por los asesores.
Gestión PQRS:
De acuerdo a la parametrización definida, permite realizar la gestión de la PQRS hasta su solución.
Reasignación:
Permite reasignar a otro usuario los compromisos que por algún motivo no han podido ser gestionados.
Parametrización proceso:
Se pueden definir los pasos o estados por los que puede pasar una PQRS hasta su solución.
En el módulo de Gestión se realiza la parametrización de este y todos los procesos de CENTRIS, allí se definen las características propias del proceso como por ejemplo, qué usuarios podrán visualizarlos, y la información que será requerida en cada uno de los pasos del mismo.
Registrar las ventas realizadas a los clientes: Productos, cantidades solicitadas; el valor del producto está asociado al distribuidor seleccionado durante el proceso de venta.
Enviar un correo con un archivo adjunto en formato Excel con el detalle de la misma a: Cliente y usuario (Distribuidor) que iniciará la gestión (Aprobación de la venta), esto de acuerdo a la parametrización que se haya realizado del proceso de ventas.
Generar informes consolidados y detallados de las ventas registradas en tiempo real.
Algunos de los informes que se pueden generar son:
Visitas por zona:
Visualiza el detalle de la información de las visitas realizadas en un mes específico.
Microparticipación:
Muestra en forma gráfica y de tabla, el consolidado de la información de los estudios de microparticipación de mercado registrados en un periodo específico.
Clientes visitados por ruta:
Muestra una lista de los clientes y el número total de las visitas realizadas en cada uno de los días del mes seleccionado.
Visitas y actividades:
Genera el detalle de cada una de las actividades realizadas por los asesores, así mismo permite consultar en un mapa la ubicación geográfica en la que se realizó el registró visita y compararla con la ubicación geográfica real de la compañía visitada.
Gestión días por mes:
Muestra la información de las visitas (Incluyendo archivos adjuntos) que han registrado los asesores comerciales en fechas específicas, agrupándolas por cada una de las zonas en las que se hayan clasificado las rutas asignadas a cada asesor y mostrando el total de visitas realizadas en cada uno de los días de la semana.
Visitas por día:
Muestra de forma mensual en un calendario, el total de visitas realizadas en cada día, al dar clic en el número de visitas de un día específico, se muestra el detalle de la información de las visitas registradas en el día seleccionado.